Dalam Microsoft office yang dipakai untuk menggabungkan dua buah file atau lebih dengan tujuan untuk membuat mailing atau surat menyurat dalam jumlah besar. Dua buah files yang akan digabung atau mail merge umumnya adalah antara dua dokumen yang dibuat dalam buku kerja word, di mana dokumen isi (utama) dan dokumen data masing-masing dibuat dalam buku kerja word, atau antara word dengan excel, di mana file word sebagai dokumen isi sedangkan file excel digunakan sebagai dokumen data. Untuk membuat mail merge dengan cara-cara di atas silahkan klik pada tautan yang telah kami sediakan di atas.
Kali ini kami ajak anda untuk sekedar tahu kemudian bermain-main saja bagaimana cara membuat mail merge dengan cara yang lain lagi. Cara lain yang akan kita bicarakan adalah mail merge antara dokumen word dengan file berekstensi HTML. Mengapa saya katakanan sekedar tahu dan bermain-main. Itu karena untuk tujuan pembuatan surat dalam jumlah besar, rasanya mustahil kalau kita akan membuat mail merge dengan file ekstensi HTML. Mengingat data dalam file ekstensi HTML tidak bisa dibuat dengan cara sederhana. Jadi artikel ini kami tulis untuk tujuan sekedar tahu dan untuk bermain-main, sekalian biar tambah kata kunci untuk blog ini. Hehehe …….. .
Apa itu file ekstensi HTML? File dengan ekstensi HTML adalah file yang dibuat untuk dibuka dengan program browser, misalnya internet explorer, mozila firefox, opera dan lain-lain. Adapun cara membuat file jenis seperti itu dibuat dengan menuliskan kode-kode HTML di program notepad kemudian disimpan dengan menambahkan ekstensi HTML, misalnya “data.html”.
Cara membuat mail merge dengan file ekstensi HTML tidak jauh berbeda dengan membuat mail merge pada umumnya. Yaitu kita siapkan dua buah dokumen dengan urutan membuat dokumen isi dulu sebagai dokumen utama baru kemudian membuat dokumen data yang isinya disesuaikan dengan tuntutan dokumen isi. Selain itu harus kita ketahui bahwa dokumen isi harus dibuat dalam buku kerja word. Dalam tulisan ini kita gunakan word 2007. Selanjutnya mari kita ikuti langkah-langkah membuat mail merge antara word dengan data file HTML.
1. Siapkan sebuah dokumen isi dalam lembar kerja word. Sebagai contoh tulis surat di bawah ini di lembar kerja word, dan simpan dalam sebuah folder dengan nama surat undangan.
KOP SURAT
______________________________________________________________________________
Pati, 21 Oktober 2015
No. : ……………..
Perihal : Undangan Rapat
Lampiran : –
Yang terhormat,
Di
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya acara Bersih Desa, maka kami mengharap kehadiran Bapak/Ibu seluruh perangkat Desa Kalodran pada rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada :
Hari, tanggal : Jumat, 20 Oktober 2017
Waktu : 19.00 – Selesai
Tempat : Balai Desa Kalodran
Agenda :
1. Pembentukan Panitia Acara Bersih Desa
2. Pembahasan RAB Acara Bersih Desa
3. Pembentukan Susunan Acara Bersih Desa
Demikian surat undangan ini disampaikan, mohon kepada Bapak/Ibu/Sdr/i warga untuk hadir tepat waktu. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Desa Kalodran
BADRI NURSALAM
2. Buat dokumen data yang berisi data-data yang akan di merge atau digabung ke dalam dokumen isi yang meliputi daftar Nama dan Alamat. Sebagai contoh buatlah data seperti di bawah ini dengan menggunakan program notepad, kemudian simpan dengan nama data surat undangan.html di folder yang sama dengan dokumen surat undangan. Teknik penulisan kode ini adalah teknik penulisan cara membuat table di blog.
<table border="1" >
<tr><td>Nama</td><td>alamat</td>
<tr><td>Bpk. Dimas</td><td>Desa Mantingan RT 01 W 01</td>
<tr><td>Bp. DWI PURWANTO</td><td>Desa Sambirejo RT 02 RW 02</td>
<tr><td>Ibu. LELA ERLINA</td><td>Desa pengkol RT 04 RW 02</td>
<tr><td>Sdri. RITA LESTARIANA</td><td>Desa Pengkol RT 01 RW 02</td>
<tr><td>Ibu. SITI NURJANAH</td><td>Desa Mantingan RT 03 RW 04</td>
<tr><td>Ibu. WAHYU WULAN SARI</td><td>Desa Sriwedari RT 03 RW 01</td>
<tr><td>Sdr. AGUNG CAHYONO</td><td>Desa sekarjati RT 04 RW 02</td>
<tr><td>Sdr. BAMBANG SUPRIANTO</td><td>Desa Pengkol RT 03 RW 03</td>
<tr><td>Sdri. WAHYUNIATI</td><td>Desa Kedung Harjo RT 06 RW 01</td>
<tr><td>Ibu. SRI ARIYANI</td><td>Desa Pakah RT 01 RW 01</td>
<tr><td>Ibu. MULYANI</td><td>Desa Sambirejo RT 05 RW 04</td>
<tr><td>Sdri. RAHAYU</td><td>Desa Jatimulyo RT 01 RW 01</td>
<tr><td>Bp. WAHYU</td><td>Desa Pengkol RT 09 RW04</td>
<tr><td>Sdr. BAYU WIDODO</td><td>Desa Mantingan RT 05 RW 07</td>
<tr><td>Sdr. DODIK</td><td>Desa Sambirejo RT 01 RW 01</td>
<tr><td>Sdri. YUNI</td><td>Desa Bangun Rejo RT 01 RW 03</td>
<tr><td>Bp. SONTOSO</td><td>Desa Pandean RT 04 RW 02</td>
<tr><td>Sdr. WAWAN</td><td>Desa Pengkol RT 02 RW 02</td>
<tr><td>Sdr. AGUS</td><td>Desa Sr iwedari RT 04 RW 01</td>
<tr><td>Bp. BAYU RIYADI</td><td>Desa Mantingan RT 02 RW 01</td>
<tr><td>Sdri. HOLECHAH</td><td>Desa Kedung Harjo RT 04 RW 03</td></tr>
</table>
3. Merge atau Gabungkan dua dokumen itu dengan cara:
a. Buka dokumen isi yang bernama surat undangan.
b. Klik Mailing kemudian Klik Start Mail Merge dan pilih Letter. Lihat Gambar:
c. Klik Select Recipients kemudian pilih Use Existing List…
d. Cari Dokumen data yang anda beri nama data.html lalu Open. Perhatikan file dokumen data anda seperti gambar di bawah ini. Jika muncul kotak dialog lagi klik OK.
1.
2.
e. Masukkan atau hubungkan dokumen isi dengan dokumen data dengan Klik Insert Merge Field. Kemudian pilih Field yang dibutuhkan. Lihat gambar:
f. Lihat hasil mail merge dengan klik Preview Results. Lihat gambar:
g. Cetak hasil mail merge. Untuk ini saya yakin bahwa kita bisa semua.
Semoga Membantu... :)
